Chứng nhận hợp chuẩn có giá trị trong bao lâu?

Chứng nhận hợp chuẩn có giá trị trong bao lâu?

Thông thường, chứng nhận hợp chuẩn có hiệu lực trong vòng 3 năm kể từ ngày cấp. Tuy nhiên, trong suốt thời gian hiệu lực này, tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện đánh giá giám sát định kỳ hàng năm để đảm bảo sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ vẫn duy trì chất lượng theo đúng tiêu chuẩn đã đăng ký.

Ngoài ra, hiệu lực của chứng nhận có thể rút ngắn hoặc chấm dứt trước thời hạn nếu tổ chức/doanh nghiệp vi phạm quy định, không duy trì hệ thống quản lý chất lượng hoặc sản phẩm không còn đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn tương ứng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời hạn hiệu lực của chứng nhận hợp chuẩn 

Dưới đây là các yếu tố ảnh hưởng đến thời hạn hiệu lực của chứng nhận hợp chuẩn:

• Loại sản phẩm hoặc đối tượng được chứng nhận: Những sản phẩm có tính ổn định cao thường được cấp chứng nhận với thời hạn dài hơn so với sản phẩm dễ thay đổi về chất lượng.

• Tiêu chuẩn áp dụng: Mỗi tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia (TCVN) hoặc quốc tế (ISO, IEC…) có thể quy định thời hạn hiệu lực riêng đối với việc đánh giá và duy trì chứng nhận.

• Kết quả giám sát định kỳ: Nếu doanh nghiệp không đạt yêu cầu trong quá trình giám sát hàng năm, chứng nhận có thể bị rút ngắn hoặc thu hồi.

• Sự thay đổi của doanh nghiệp: Việc thay đổi quy trình sản xuất, nguyên vật liệu, nhà cung cấp hoặc công nghệ có thể ảnh hưởng đến hiệu lực chứng nhận nếu không được đánh giá lại.

• Yêu cầu từ tổ chức chứng nhận: Một số tổ chức có chính sách nội bộ về thời hạn hiệu lực khác nhau, tùy vào lĩnh vực, mức độ rủi ro và kinh nghiệm của doanh nghiệp.

• Thay đổi pháp lý hoặc tiêu chuẩn: Khi tiêu chuẩn áp dụng có sự điều chỉnh, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá lại để duy trì hiệu lực chứng nhận.

Khi hết thời hạn chứng nhận thì phải làm gì?

• Doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với tổ chức đã cấp chứng nhận trước khi hết hạn để được tư vấn về quy trình đánh giá lại và gia hạn

• Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá lại toàn bộ hoặc một phần sản phẩm hệ thống nhằm kiểm tra sự tuân thủ hiện tại so với tiêu chuẩn áp dụng

• Nội dung đánh giá có thể bao gồm kiểm tra hồ sơ kiểm tra tại chỗ lấy mẫu thử nghiệm nếu cần

• Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin đầy đủ nếu có thay đổi về công nghệ sản xuất nguyên vật liệu quy trình hoặc nhân sự liên quan đến chất lượng sản phẩm

• Nếu kết quả đánh giá đạt yêu cầu doanh nghiệp sẽ được cấp chứng nhận mới hoặc gia hạn chứng nhận với thời hạn hiệu lực mới

• Trong thời gian chờ gia hạn nếu chứng nhận đã hết hiệu lực doanh nghiệp không được phép quảng bá sản phẩm là hợp chuẩn để tránh vi phạm pháp luật

• Doanh nghiệp nên lên kế hoạch tái chứng nhận định kỳ để không bị gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh

Lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp

• Luôn theo dõi thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận để không bị quá hạn mà không hay biết

• Chủ động liên hệ với tổ chức chứng nhận trước thời điểm hết hạn ít nhất 1 đến 3 tháng để lên lịch đánh giá lại

• Lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, tài liệu sản xuất và báo cáo thử nghiệm đầy đủ để phục vụ quá trình tái đánh giá nhanh chóng hơn

• Không tự ý sử dụng nhãn hợp chuẩn sau khi chứng nhận đã hết hạn nếu chưa được cấp mới hoặc gia hạn

• Nếu có sự thay đổi lớn về công nghệ, thiết bị, nhà cung cấp hoặc quy trình kiểm soát chất lượng cần báo ngay cho tổ chức chứng nhận để được hướng dẫn xử lý đúng cách

• Hợp tác đầy đủ trong quá trình tái chứng nhận để tránh bị từ chối cấp lại giấy chứng nhận

• Việc duy trì chứng nhận hợp chuẩn không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao uy tín doanh nghiệp trên thị trường